会前准备

作者：云南旅游    文章来源：云南旅游    点击数：    更新时间：2008-6-13

     任何会议都必须做到有目的、有计划、有组织。“凡事预则  立，不预则废”。对会议做出事先安排与准备是提高会议效率的必要条件。在会议开始之前，要对会议的准备工作和会议内容进行逐一地审核，以确保会议的顺利进行。会前准备工作是企业会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。

    一、参加人员  

      减轻企业人员的会议负担，更好地节约人力资源，提高会议效率。所以明确参加会议人员的关键问题，不是看谁有没有资格参加，而是要弄清楚谁有没有必要参加；具体来说，要注意下列的问题。

    1．是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任
 
    2．在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否有助于议题的深化

    3．是否与会后的行动直接相关

    4．是否有能力或有权力达成一项决议

    5．是否多余或可有可无   

    6．是否会妨碍会议总体成效

    7．是否能全身心投入会议

    8．是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量

    一般来说，与会者人数越多则与会者的与与意识越弱，会议的质量也就越受到影响，甚至产生负面效应。因此，必须有效地控制与会者人数。

    二、开会地点

    会议地点的选择对会议质量有一定的影响。因为会议地点的物质条件、环境氛围以及与日常工作场所的距离，都会影响到每一个与会人员的情绪，所以，会议地点的选择应考虑下面三个条件：

    ①会议地点必须考虑到距离上的远近及方便，便于与会者能按时到会。

    ②会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施。

    ③会场空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，会议气氛会受影响；空间过小，会议效果也会受到影响。

    三、会议时间

    会议时间选择要确保全体与会人员能够安心开会。所以，选择开会时间应注意下表几个问题：

    选择与会者者关键人物的最佳时间开会，确保关键人物集中精力开好会议恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突，避免会议打乱企业上作的正常运行秩序把握好会议的时间，力求开短会，在很短的时间内能集中精力，达到最大效果注意把握开会的时机，时效性很强的会议，要尽早安排；需要酝酿和深思熟虑的会议，可以推后召开

    四、议事日程

    会议议事日程的主要内容包括会议内容、讨论事项，参加会议人员的姓名，各项事宜的时间分配，开会地点及时间等。与会人员应事先了解会议中心议题，以便有所准备。议事日程—般由会议主席拟定。在拟定议程时，必须注意下列的要点。

   1．重要的、紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项；反之则靠后讨论

   2．必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间

   3．每次会议议程不必太杂，内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可考虑分两次会议，或分阶段讨论同一个议案

   4．议程的目的是为了提醒与会者注意，为开好会议早做准备。所以，议程应提前几天交予每一位与会者。也可把会议通知与议程同时通知与会者

   5．如果会议者重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议

   6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间

   7．会议持续两个小时以上者，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间

    五、会议通知

    在正式通知之前，可先发预备通知，以使与会人员，特别是担任一定职务的工作人员，提早安排好本部门的工作

    通知的正文下面要注明联系电话、联系人姓名，有的通知要加盖公章，有的会议已事先发了一些文件，或需要与会人员自备某些资料，应提醒与会人员携带；有的会议需要照片，以便发证件，这也要提前通知

    会议通知的信封应注明“会议通知”，并要注明送到日期，这样可以作为急件及时递送和通知，避免误时误事

    重要会议的会议通知发出后，还应要用电话与参加会议人员联系，检查通知是否已收到，了解对方能否出席会议。特别是追踪会议中的关键人物

   1、通讯报名截止：统计评估报名人数。

   2、与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少。

   3、现场接待人员工作训练：1-2次训练。

   4、印制大会节目手册、学术文摘要集、与会者名册、已报名者报到时应领取的资料。

   5、印制大会相关印制品：名牌/征书/感谢状/邀请卡/餐券。

   6、检视各项活动/节目/餐饮的安排：演讲议程、演讲人/主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及     晚 宴、午餐及咖啡茶点、参观旅游、表演活动等。

   7、展览厂商协调会：摊位位置/布置/进撤场事宜等。

   8、检视场各项set-up：与会议中心/饭店人员最后确认。

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